Tarkvaraarendus ettevõttele: millal on aeg Excelist loobuda?
Exceli tabel, mis kord tegi asja lihtsamaks, kasvab aastatega kaose allikaks. Ülevaade sellest, millal tasub kaaluda tarkvaraarendust ettevõttele ja millal Excel veel sobib.
Tuttav pilt: Exceli tabel, mis sai alguse kuueteistkümne reana ja kolme aastaga kasvas tuhande reani, kolme vahekaardiga ja valemitega, mida enam keegi peast ei mäleta. Sellises punktis kaaluvad paljud ettevõtjad tarkvaraarendust ettevõttele, selle asemel et tabelisse veel üks parandus teha. Excel ise ei ole probleem. Probleem tekib siis, kui üks lihtne tabel peab kandma tervet äriprotsessi: tellimusi, arveid, laoseisu, kliendikontakte. Tabel oli algselt mõeldud arvutamiseks, mitte protsessi juhtimiseks, ja kuskil sel teel läheb see katki.
Millal Excel veel toimib
Väikesele mahule ja ühele kasutajale sobib Excel suurepäraselt. Kui tabelit täidab üks inimene, muudatused on harvad ja väärad read paistavad kohe silma, pole põhjust midagi vahetada. Sama kehtib ühekordsete arvutuste puhul: eelarve mustand, hinnapakkumise kalkulatsioon või lühiajalise projekti ülevaade.
- Tabelit kasutab korraga üks inimene
- Andmemaht püsib mõnesaja rea juures
- Vead paistavad kiiresti silma ja parandab need sama inimene, kes need tegi
- Protsess ise muutub harva
Millal Excel hakkab vastu töötama
Probleemid algavad siis, kui tabelit hakkab täitma mitu inimest korraga. Keegi saadab uuendatud versiooni meili teel, keegi teine töötab samal ajal vanas failis edasi ja lõpuks ei tea enam keegi, milline versioon on õige. Valemid, mis kunagi töötasid, murduvad, kui rida lisatakse valest kohast või kustutatakse lahter, millele viitab teine leht. Kõige ohtlikum osa on see, et vead ei karju. Tabel näeb ikka korrektne välja, isegi kui üks valem viitab vale reale, ja otsus tehakse arvu põhjal, mis on lihtsalt vale. Seda avastatakse alles siis, kui midagi on juba katki.
Uurija Raymond Panko koondas 88 päris kasutuses oleva Exceli tabeli auditit ja leidis, et 94% neist sisaldas vähemalt üht viga. Enamik vigu on loogikavead: vale valem, vale viide või unustatud rida. Väikeses tabelis ei pruugi see midagi maksta. Suures otsustusprotsessis maksab see kalliks.
Mida kohandatud tööriist annab, mida Excel ei anna
Kohandatud tööriist ei ole Excel paremas kuues. See on teistsugune lähenemine: reeglid on koodis, mitte kokkuleppes „ära muuda seda lahtrit“. Tööriist saab kontrollida sisendit enne salvestamist, näidata ainult neid välju, mida konkreetne kasutaja tohib näha, ja hoida ühte tõeallikat kuue eri koopia asemel.
- Sisendi valideerimine enne salvestamist, mitte vea avastamine kuu lõpus
- Õiguste haldus: müügiinimene ei näe raamatupidamise andmeid ega vastupidi
- Üks tõeallikas, mida kõik samal hetkel näevad
- Automaatne teavitus, kui midagi vajab tähelepanu, ilma käsitsi läbivaatamiseta
Kui palju maksab tarkvaraarendus ettevõttele?
Eesti turul küsivad tarkvaraarenduse agentuurid tavaliselt tunnihinda. Näiteks kui tunnihind on 60 eurot ja projekti alammaht 100 tundi, kujuneb arve enne esimese funktsiooni valmimist juba ligikaudu 6000 euroks. Valmis äritarkvara on omakorda kuutasuline: lihtsam raamatupidamisprogramm algab paarikümnest eurost kuus, keskmise suurusega ärilahendus 50–60 eurost kuus kasutaja kohta. Aastate peale kogub see summa kokku ja litsentsi tuleb maksta ka siis, kui kasutad ainult kolmandikku selle funktsioonidest.
Veebipressi hinnakiri on selles mõttes teistsugune: hind lepitakse kokku enne töö algust, majutus jääb enamasti mõne euro juurde kuus ja korduvat litsentsitasu ei ole. Kohandatud veebirakendus tasub end ära just siis, kui protsess on korduv ja piisavalt spetsiifiline, et valmis tarkvara ei istu sellele hästi peale.
Oleneb mahust. Kui protsess sarnaneb tuhandete teiste ettevõtete omaga, on valmis tarkvara, näiteks raamatupidamisprogramm või CRM, tavaliselt odavam ja kiirem valik. Kui protsess on eripärane, sisaldab palju käsitsi tehtavaid samme või nõuab mitme süsteemi ühendamist, läheb valmislahenduse kohandamine sageli kallimaks kui algusest peale õige tööriista ehitamine.
Kui tunned oma tabeli selles kirjelduses ära, kirjuta info@veebipress.ee. Veebipress vaatab protsessi üle ja ütleb ausalt, kas kohandatud tööriist tasub end ära või piisab veel praegu Excelist.
Kokkuvõte
Excel ei ole vaenlane. See on tööriist, mis on mõeldud arvutamiseks, mitte terve äriprotsessi kandmiseks. Nii kaua kui tabelit kasutab üks inimene ja vead paistavad kohe silma, pole põhjust midagi muuta. Kui tabel on kasvanud protsessiks, mida jälgib mitu inimest ja mille vead avastatakse alles hiljem, on odavam ehitada tööriist, mis seda protsessi päriselt kannab, kui maksta iga kuu vigade ja kaotatud aja eest.