Äritarkvara väikeettevõttele: valmis lahendus või kohandatud tööriist?
Valmis CRM või raamatupidamistarkvara töötab kohe, aga sobib harva täpselt sinu protsessiga. Kohandatud lahendus sobib täpselt, aga nõuab suuremat algset investeeringut. Aus võrdlus, kumb valida ja millal.
Üks ehitusfirma juht kirjutas hiljuti, et tema meeskonna objektide ülevaade elab kolmes eri kohas: sõnumigrupis, paberkalendris ja töödejuhataja peas. Ta oli jõudnud punkti, kus üks pakkuja soovitas talle valmis projektijuhtimistarkvara kuutasuga, teine aga kohandatud lahenduse, mis on ehitatud ainult tema töövoo jaoks. Küsimus, mille ta lõpuks Veebipressile esitas, on sama, mille ees seisab iga äritarkvara väikeettevõttele otsiv juht: kumb tee on odavam ja mõistlikum?
Ühest vastust ei ole. Valmis tarkvara ja kohandatud lahendus lahendavad sama probleemi erinevalt ning kumbki sobib eri olukorras paremini.
Valmis äritarkvara väikeettevõttele: kiire, aga üldine
Eesti turul on valmis SaaS-tarkvara (raamatupidamine, CRM, projektijuhtimine, laoarvestus) lai valik ja enamik neist töötab juba esimesel päeval pärast registreerimist. Kontot luues saab kohe arveid saata, kliente sisestada või ülesandeid jagada. Lihtsam raamatupidamis- või CRM-tööriist algab tavaliselt paarikümnest eurost kuus, keerulisem mitme kasutajaga lahendus jääb 50–60 euro kanti kuus kasutaja kohta.
- Kasutuselevõtt käib kiiresti, sageli sama päeva jooksul
- Tugi, uuendused ja turvaparandused tulevad tootjalt, mitte enda kanda
- Sobib hästi, kui protsess on tavapärane: arveldus, kliendihaldus, laoseis
- Kuutasu kasvab koos kasutajate ja funktsioonide arvuga, ka siis, kui pool neist jääb kasutamata
Kohandatud lahendus: aeglasem start, täpne sobivus
Kohandatud tarkvara ehitatakse konkreetse töövoo peale, mitte vastupidi. Protsessi ei pea suruma valmis tarkvara mudelisse, kus pool väljadest on üleliigsed ja pool vajalikust puudub. Sellel on ka teine pool: kohandatud lahendus ei ole valmis esimesel päeval. Kuluvad nädalad, mitte tunnid, ja iga hilisem muudatus tuleb tellida eraldi tööna.
Tasub siis, kui protsess erineb tavapärasest piisavalt, et valmis tarkvarasse sobitumine nõuab pidevat käsitsi lisatööd või andmete kopeerimist kahe-kolme süsteemi vahel. Kui protsess on tavapärane, näiteks lihtne arveldus või kliendikaardi pidamine, sobib valmis tarkvara enamasti paremini ja odavamalt.
Neli märki, et valmis tarkvara enam ei sobi
- Kasutad valmis tarkvarast tegelikult kümnendikku, ülejäänu eest maksad ikka täishinda
- Andmed liiguvad käsitsi kahe-kolme süsteemi vahel, sest ükski neist ei kata kogu protsessi
- Iga töötaja jaoks lisandub uus litsentsitasu, kuigi enamik neist kasutab tööriista harva
- Meeskond on hakanud oma töövoogu ümber ehitama tarkvara järgi, mitte vastupidi
Kulude võrdlus kolme aasta peale
Numbrid teevad valiku selgemaks. Kui SaaS-lahendus maksab keskmise mitme kasutajaga lahenduse puhul 50–60 eurot kuus kasutaja kohta ja meeskonnas on kolm kasutajat, kogub see kolme aastaga kokku üle 5000 euro ja arve jätkub ka neljandal aastal. Veebipressi hinnakirja järgi jääb kohandatud erilahenduse hind alates 1000 eurost ühekordselt, majutus tuleb juurde paar eurot kuus. Kolme aasta peale teeb see kokku umbes 1050–1200 eurot ja pärast seda ei lisandu litsentsitasu ühegi kasutaja kohta.
Sageli jah, kui meeskonnas on rohkem kui üks kasutaja ja tarkvara jääb pikaks ajaks kasutusse. SaaS-i kuutasu korrutub kasutajate ja aastatega, kohandatud lahenduse hind on üks kord makstud algsumma pluss väike majutuskulu. Kui tarkvara vajadus on lühiajaline või protsess pole veel selge, on SaaS ikkagi mõistlikum start.
Paljudele ettevõtetele sobib alustada valmis tarkvaraga ja vaadata pool aastat, kus täpselt protsess valmislahendusest üle jookseb. Kui selline koht selgub, on see täpne kirjeldus, mida kohandatud veebirakendus peaks katma. Nii ei ehitata midagi oletuste peale.
Kui kaalud, kas kolida valmis tarkvaralt kohandatud lahendusele, kirjelda oma protsessi Veebipressile aadressil info@veebipress.ee. Saad ausa hinnangu, kas kohandatud tööriist tasub end ära või piisab veel valmis tarkvarast.
Kokkuvõte
Valmis äritarkvara ja kohandatud lahendus ei ole üksteise vastased, need on kaks tööriista eri olukorra jaoks. Valmis tarkvara võidab kiirusega ja madala alginvesteeringuga. Kohandatud lahendus võidab täpse sobivusega ja madalama kuluga pika aja peale, kui protsess on piisavalt eripärane. Valik taandub küsimusele, kui hästi ettevõtte töövoog mahub tarkvarasse, mis on tehtud tuhandele teisele ettevõttele.